工作就像拳打棉花,充满无力感?清单管理:让工作更简单!
飞项
软件
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2021-08-11 16:42:29

清单管理有多重要?相信对于长年耕耘于职场中的上班族来说,都有过“有劲无处使”或“有劲使错地方”的经历。而清单管理便能很好地根除这些窘境,从而提升自身对项目的把控,并得到一套可复制的总成案,进而高效地完成后续相似项目。

那么,清单管理是怎么实际地应用于日常工作中、并助力于工作中的?要搞清楚这点,首先得弄清楚“清单思维”是什么?


什么是清单思维?

其实,清单思维就是将一件事或一个项目的关键步骤分条析理地记录好,并以此为凭据,井然有序且坚定地去执行,从而有效地提升事情或项目的成功几率。说到底,清单思维其实就是将所要完成的某件事情或项目步骤进行详细拆解,并依此建立起一个标准化流程。

这听起来似乎很简单,但却非常受用,如电影《中国机长》的某个片段中,便有这么一个场景:在关闭飞机舱门时,一位空姐拿着清单在读操作步骤,一位空姐则进行相应操作并且进行二次确认。其实这便是一种按照“清单思维”去施行的简化版“清单管理”。

 

合理应用清单思维,它可在生活及工作中最大限度地帮助我们掌控大局、节省心力、提高成功率及提升效率。

那么,如何把清单思维应用于工作,实现“清单管理”?

在知道清单思维是什么之后,想把这种思维应用于工作中,从而对每一件事或每一个项目形成清单管理,其实并不难,只需要借助好工具便可轻松贯彻清单管理,以“飞项”为例。


一、拆解事件/项目,建立可视化步骤/流程

如上图所示,在飞项的“事项”页面中便已经是一个简单的清单管理界面了,但这主要作用于对多个项目的大局掌控,而要针对某个项目实现详细的清单管理,则只需点击右下角“+”号,便可进入到项目的详细建立页面,如下图所示,用户可填写相关项目的主题、背景等信息,并在下方的“子事项”里,填写完成此项目所需的步骤流程,便可成功将整个项目进行拆解,并建立起一个标准化的流程。


因此,一个项目所需的流程步骤及子事项的先后顺序便直观地展现在了我们眼前,一目了然的直观性有助于我们将工作有条不紊地完成,如果某部分人不喜欢文字展示,贴心的飞项还在“子事项”的右侧设计了“脉络图”功能,如下图所示,只需点击脉络图选项,纯文字的子事项展示便以更为直观的图像形式呈现在用户眼前。


二、管理标准化流程,打造“不遗漏”项目管理生态

而在子事项及流程悉数明确后,用户便可对拆解的子事项进行有序工作,且飞项在各子事项的右边设计了一个选框,如下图所示,当用户完成某个子事项后便可在相应的选框里进行勾选,而被勾选的子事项会变成灰色状态,以代表完成并进行状态区分。


而这个勾选功能,与前文提到的《中国机长》里面两位空姐按照流程操作及确认的场景是如出一辙的,都是基于“二次确认”以免发生遗漏。但不同的是,在飞项中,这个过程是可逆的,假如用户在某个子事项的执行上是完成状态,但是遇到不可抗力因素需要将此事项重新再来一遍时,仅需再次点击相应事项的选框,便可恢复事项的未完成状态。

三、多人协作,灵活落实

说到底,这仅仅是针对一个人实施的清单管理,一个大项目显然不能由一个人去完成,针对这种情况,飞项还设立了邀请机制。


如上图所示,在项目达到需要多人、跨部门进行协作时,用户仅需在项目细节展示页面内点击“+”或“-”号,便可实现对项目协同者的增加或减少,从而将整个项目流程与具体子事项分享给其他协作者,并实现项目所有子事项负责人的落实,从而帮助用户在大局上掌控好一个项目。

从个人到团队,从生活到工作,拥有一个“清单思维”,并基于此建立起一个完备的清单管理机制,是能够切合实际地帮助我们有序、条理清晰、高效完成工作的。且在完成某个事项后,这一套清单管理机制是可重复利用于后续工作的。

简而言之,只要借助清单管理机制高效地完成一次工作,那么后续对接而来的工作将建立在高精度上,以越来越快的速度高效完成!

所以,你今天用清单思维进行清单管理了吗?如果没有,可以尽快实施起来了!

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